Cách đóng dấu bản vẽ hoàn công đúng kỹ thuật

Khi hoàn tất công trình, việc thực hiện cách đóng dấu bản vẽ hoàn công đòi hỏi sự cẩn trọng của cán bộ kỹ thuật. Thao tác dập dấu cần đặt khung ngay ngắn, rõ ràng, không làm nhòe mực lên các thông số kỹ thuật. Mỗi bản vẽ hoàn thành thường cần thể hiện đầy đủ chữ ký sống, ghi rõ họ tên của các bên nghiệm thu theo mẫu dấu trên hồ sơ nghiệm thu.

Trong phạm vi các dự án đầu tư xây dựng dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật, mẫu dấu được quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 06/2021/NĐ-CP. Việc chọn đúng khung dấu giúp quá trình hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu diễn ra thuận lợi.

Vị trí đóng dấu, kỹ thuật đè tay và cách bảo quản mực in ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hồ sơ. Việc chuẩn bị mặt bằng dập dấu phẳng phiu, khô ráo là yếu tố quan trọng giúp nét mực in đều đặn, tránh làm mờ các chi tiết thiết kế.

Phân biệt các mẫu dấu bản vẽ hoàn công

Trong phạm vi quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình, biểu mẫu con dấu được quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 06/2021/NĐ-CP. Hình thức con dấu có khung hình chữ nhật, bên trong chia thành các ô chức danh chịu trách nhiệm. Nội dung trong khung thể hiện tên nhà thầu, dòng chữ “BẢN VẼ HOÀN CÔNG”, ngày tháng năm và họ tên kèm chữ ký của các bên liên quan.

Kích thước khung dấu tùy thuộc vào độ dài tên doanh nghiệp, cỡ chữ và số lượng ô ký duyệt. Bạn nên căn chỉnh sao cho khoảng trống trong từng ô đủ rộng để người ký viết rõ họ tên mà không bị chạm vào đường viền.

Tùy theo cấu trúc quản lý hợp đồng xây dựng, văn bản hướng dẫn chia mẫu dấu thành hai trường hợp áp dụng khác nhau. Bạn cần xác định đúng gói thầu của mình có tổng thầu tham gia hay chỉ gồm các nhà thầu thi công độc lập để thiết kế mẫu dấu phù hợp ngay từ đầu.

Mẫu dấu hoàn công trong trường hợp không có tổng thầu

Trong phạm vi các gói thầu thi công xây dựng độc lập mà chủ đầu tư ký hợp đồng trực tiếp với từng nhà thầu, mẫu dấu áp dụng là Mẫu số 1 theo Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 06/2021/NĐ-CP. Mẫu này bao gồm ba ô ký dành cho các nhân sự chịu trách nhiệm trực tiếp tại hiện trường.

Dòng trên cùng của con dấu thể hiện chữ "BẢN VẼ HOÀN CÔNG". Dòng thứ hai là khoảng trống ghi "Ngày …… tháng …… năm ……" để các bên điền thời điểm xác nhận nghiệm thu. Phía dưới thể hiện tên nhà thầu thi công xây dựng cùng các cột ký tương ứng.

Phần khung bên dưới được chia thành ba cột đứng:

• Cột bên trái: Người lập bản vẽ hoàn công (ký, ghi rõ họ tên).
• Cột ở giữa: Chỉ huy trưởng công trường hoặc giám đốc dự án của nhà thầu thi công xây dựng công trình (ký, ghi rõ họ tên).
• Cột bên phải: Người giám sát thi công xây dựng của chủ đầu tư (ký, ghi rõ họ tên).

Mẫu dấu ba bên này giúp quy trình xét duyệt diễn ra liền mạch, giảm bớt khâu trung gian khi không có sự tham gia của tổng thầu. Khi đặt khắc dấu hoàn công, bạn cần cung cấp đúng tên pháp nhân nhà thầu để việc dàn trang cân đối giữa các cột ký.

Mẫu dấu hoàn công khi có tổng thầu thi công xây dựng

Khi dự án áp dụng mô hình tổng thầu xây dựng, việc quản lý chất lượng đòi hỏi thêm sự giám sát của đơn vị nhận thầu chính. Trong phạm vi các công trình có sự phối hợp giữa tổng thầu và nhà thầu phụ, mẫu dấu áp dụng là Mẫu số 2 theo Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 06/2021/NĐ-CP. Khung dấu lúc này được chia thành bốn ô làm việc riêng biệt.

Phía trên thể hiện chữ "BẢN VẼ HOÀN CÔNG" và dòng ghi nhận ngày tháng năm xác nhận, bên dưới thể hiện tên nhà thầu phụ và tổng thầu thi công xây dựng. Chiều ngang khung dấu được bố trí bốn cột đứng.

Bốn vị trí ký trong khung dấu được sắp xếp theo các cột từ trái sang phải:

• Ô thứ nhất bên trái: Người lập bản vẽ hoàn công của nhà thầu phụ (ký, ghi rõ họ tên).
• Ô thứ hai: Chỉ huy trưởng công trường của nhà thầu phụ thi công xây dựng (ký, ghi rõ họ tên).
• Ô thứ ba: Chỉ huy trưởng công trường hoặc giám đốc dự án của tổng thầu thi công xây dựng công trình (ký, ghi rõ họ tên).
• Ô thứ tư ngoài cùng bên phải: Người giám sát thi công xây dựng của chủ đầu tư (ký, ghi rõ họ tên).

Việc phân định rõ bốn ô ký giúp thể hiện trách nhiệm liên đới giữa các bên trong suốt quá trình nghiệm thu, bàn giao và vận hành công trình.

Vị trí đóng dấu hoàn công trên bản vẽ thi công

Vị trí đóng dấu hoàn công quyết định trực tiếp tính rõ ràng của tập tài liệu kỹ thuật. Góc dưới bên phải tờ bản vẽ, nằm sát cạnh khung tên thiết kế, là vị trí thuận tiện để dập dấu. Vị trí này giúp người đọc mở tập hồ sơ và quan sát ngay thông tin nghiệm thu mà không cần lật mở toàn bộ khổ giấy lớn.

Khu vực dập dấu nên chọn khoảng giấy trống, hạn chế đè lên đường nét vẽ kết cấu, cao độ hay ghi chú chi tiết. Nếu dập đè lên các ký hiệu kỹ thuật, mực in có thể làm mờ số liệu, gây khó khăn cho việc tra cứu hiện trạng sau này.

Mỗi dự án có thể có những quy định riêng về cách sắp xếp khung tên, do đó bạn cần linh hoạt điều chỉnh vị trí dập dấu cho hài hòa. Sự đồng nhất về vị trí dấu trên tất cả các trang vẽ trong cùng một tập hồ sơ thường được yêu cầu, giúp bộ phận lưu trữ dễ dàng kiểm tra tính đầy đủ của chữ ký.

Đóng dấu trên từng tờ bản vẽ độc lập

Theo quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 06/2021/NĐ-CP, trường hợp các kích thước, thông số thực tế của công trình không thay đổi so với thiết kế bản vẽ thi công, bản vẽ thi công được chụp lại để làm bản vẽ hoàn công. Sau đó, các bên liên quan tiến hành đóng dấu, ký xác nhận trực tiếp lên từng tờ bản vẽ đã sao chụp đó.

Trường hợp các kích thước, thông số thực tế thi công có thay đổi so với thiết kế bản vẽ thi công được duyệt nhưng không vượt quá sai số cho phép, nhà thầu thi công xây dựng có thể ghi lại các trị số kích thước, thông số thực tế trong ngoặc đơn đặt cạnh hoặc đặt dưới các trị số kích thước, thông số cũ trên tờ bản vẽ đó. Trường hợp cần thiết, nhà thầu có thể vẽ lại bản vẽ hoàn công mới.

Bạn nên giữ khoảng cách an toàn từ mép khung dấu đến khung tên hoặc viền bản vẽ, tránh dập sát mép giấy. Không đóng dấu che khuất:

• Hệ thống đường gióng kích thước, khoảng cách các trục định vị cột và tường.
• Các ký hiệu cao độ hoàn thiện sàn, cao độ trần thạch cao hoặc đỉnh dầm bê tông.
• Bảng kê khối lượng cốt thép, bảng chú giải vật tư và tiêu chuẩn thi công áp dụng.
• Ghi chú hướng dẫn của đơn vị tư vấn thiết kế tại góc bản vẽ.

Trường hợp góc dưới bên phải đã kín đặc các chi tiết trích dẫn, bạn có thể chọn khoảng trống ở góc trên bên phải hoặc vị trí thoáng nhất liền kề khung tên. Tuy nhiên, bạn nên duy trì vị trí mới này đồng nhất trên các tờ bản vẽ thuộc cùng một hạng mục.

Quy cách đóng dấu cho tập hồ sơ bản vẽ hoàn công

Khi hồ sơ được đóng thành tập hoàn chỉnh, quy cách đóng dấu đòi hỏi sự tỉ mỉ trong khâu gấp giấy và liên kết các trang. Toàn bộ các tờ bản vẽ khổ lớn như A0, A1, A2 hay A3 thường được gấp theo thông lệ về khổ A4 tiêu chuẩn. Mặt khung tên và con dấu hoàn công cần lộ ra ở mặt trên cùng sau khi gấp xong.

Thông thường, mỗi trang bản vẽ hoàn công cần có con dấu và chữ ký xác nhận riêng để thể hiện thông tin nghiệm thu của từng bản vẽ.

Tùy theo thỏa thuận quản lý hồ sơ giữa các bên tham gia dự án, các đơn vị có thể đóng thêm dấu tròn công ty hoặc dấu giáp lai theo quy trình nghiệm thu của từng công trình.

Hướng dẫn các bước đóng dấu bản vẽ hoàn công chuẩn xác

Thực hiện việc đóng dấu theo đúng trình tự kỹ thuật giúp đường nét con dấu luôn sắc sảo, không bị mất góc hay lem luốc. Bản vẽ hoàn công là tài liệu lưu trữ lâu dài của công trình, do đó hình thức trình bày đòi hỏi sự chỉn chu ở mức cao. Bạn cần chuẩn bị kỹ càng từ bề mặt kê lót cho đến cách cầm cán dấu và thứ tự ký tên.

Quy trình chuẩn hóa gồm hai bước thao tác chính được thực hiện nối tiếp nhau. Bạn nên phân công một kỹ sư phụ trách việc dập dấu đồng loạt trước, sau đó mới chuyển hồ sơ đi lấy chữ ký lần lượt của từng cá nhân có thẩm quyền.

Bước 1: Chuẩn bị bề mặt bản vẽ và kiểm tra con dấu

Mặt bàn dùng để dập dấu phải có diện tích đủ rộng, phẳng phiu, cứng cáp và hoàn toàn sạch bụi bẩn. Bạn không nên dập dấu trên mặt bàn kính quá trơn hoặc mặt gỗ gồ ghề vì dễ làm trượt nét chữ. Đặt một tập giấy dày vừa phải hoặc tấm lót cao su mỏng bên dưới tờ bản vẽ sẽ giúp con dấu tiếp xúc êm và đều mực hơn.

Trước khi dập dấu, bạn cần kiểm tra bề mặt cao su của con dấu xem có dính sợi vải, bụi cát hay mẩu giấy vụn hay không. Nếu phát hiện cặn bẩn bám vào các khe chữ, bạn dùng bàn chải lông mềm hoặc khăn giấy khô lau nhẹ nhàng. Tuyệt đối không dùng vật nhọn bằng kim loại cậy vào mặt cao su vì sẽ làm đứt nét chữ vĩnh viễn.

Nếu sử dụng loại dấu cán gỗ chấm mực rời, bạn mở hộp mực và kiểm tra độ ẩm của lớp nỉ bông. Khi thấy mặt bông có dấu hiệu se khô, bạn tra thêm vài giọt mực dấu chuyên dụng, dàn đều mặt khay và đợi cho mực ngấm xuống. Không nên dập dấu ngay khi vừa châm mực vì mực ướt trên bề mặt sẽ làm nhòe bản vẽ.

Đối với cán dấu liền mực, bạn dập thử nhẹ tay để kiểm tra chuyển động của thân dấu. Sau đó, bạn lấy một tờ giấy trắng nháp có chất liệu tương đồng với giấy in bản vẽ để dập thử một vài lần. Chỉ khi nào hình dấu nháp thể hiện đường viền vuông vắn, chữ sắc nét, mực không bị tràn góc, bạn mới tiến hành dập lên bản vẽ chính thức.

Bước 2: Thao tác đặt dấu và ký xác nhận của các bên

Khi đặt con dấu lên bản vẽ, bạn dùng hai mắt căn chỉnh sao cho khung dấu song song với mép bản vẽ hoặc khung tên. Hai bàn tay nắm chắc hai bên sống cán dấu, hạ từ từ xuống bề mặt giấy theo phương thẳng đứng vuông góc. Tránh hạ dấu theo góc nghiêng vì mép chạm trước sẽ bị đậm mực còn mép chạm sau lại bị mất nét.

Dùng lực ấn đều của hai bàn tay ép thẳng xuống con dấu, sau đó nhấc cán dấu dứt khoát thẳng đứng lên, tránh trượt tay sang ngang làm nhòe hình in.

Chờ cho lớp mực đỏ trên bản vẽ khô ráo trước khi chuyển giao cho các bên ký xác nhận. Hồ sơ thường được chuyển ký lần lượt từ người lập bản vẽ, chỉ huy trưởng công trình (và đại diện tổng thầu nếu có), sau cùng là người giám sát thi công của chủ đầu tư kiểm tra thực địa và ký xác nhận.

Các bên ký tên trực tiếp bằng bút mực và ghi rõ họ tên theo từng ô tương ứng. Để việc trình bày họ tên được rõ ràng, người ký có thể sử dụng thêm dấu chức danh kết hợp cùng chữ ký sống.

Các bên tham gia ký duyệt thường sử dụng bút mực xanh hoặc đen rõ nét, tránh dùng bút chì hay bút dạ dễ nhòe mực. Màu mực bút ký khác với màu mực đỏ của khung con dấu giúp phân biệt chữ ký tay và các chi tiết in ấn trên bản vẽ.

Lỗi thường gặp khi đóng dấu hoàn công và cách xử lý

Trong quá trình thi công và nghiệm thu tại công trường, việc đóng dấu hoàn công khối lượng lớn có thể gặp một số sơ suất kỹ thuật. Việc nhận biết sớm nguyên nhân giúp bạn có phương án xử lý phù hợp.

Các lỗi phổ biến thường tập trung vào hai khía cạnh: chất lượng hiển thị của hình dấu và tính chính xác của chữ ký các bên. Dưới đây là các tình huống thực tế và cách xử lý cụ thể cho từng trường hợp.

Dấu bị mất nét hoặc lem mực làm mờ thông số kỹ thuật

Lỗi mất nét thường bắt nguồn từ việc khay mực bị khô, lực ấn dấu quá nhẹ hoặc mặt bàn kê bên dưới bị cong vênh. Khi đó, đường khung viền chữ nhật sẽ bị đứt đoạn, tên nhà thầu bị thiếu chữ hoặc các ô chức danh không nhìn rõ vạch kẻ. Ngược lại, lỗi lem mực xảy ra khi bạn châm quá nhiều mực vào khay nỉ, khiến mực thừa trào ra các rãnh cao su khi dập mạnh tay.

Khi hình dấu dập ra bị mờ hoặc mất góc, bạn tuyệt đối không được đặt con dấu dập đè lần thứ hai lên đúng vị trí đó. Việc dập đè bằng tay không bao giờ trùng khít hoàn toàn, tạo ra vết bóng chữ kép rất mất thẩm mỹ và khiến bản vẽ bị nghi ngờ về tính xác thực.

Để khắc phục hiện tượng thừa mực làm nhòe chữ:

• Dùng khăn giấy ăn khô ấn nhẹ lên bề mặt con dấu để hút bớt lượng mực đọng trong các khe chữ nhỏ.
• Dập thử lên giấy nháp cho đến khi thấy nét chữ đều và rõ ràng trở lại.

Nếu mực lem lan rộng đè lên các số đo kích thước hoặc ký hiệu kết cấu quan trọng, bạn nên in lại tờ bản vẽ mới. Việc cố tình tẩy xóa bằng hóa chất sẽ làm rách giấy vẽ, để lại vệt ố bẩn khó chấp nhận trong hồ sơ lưu trữ công trình.

Ký sai vị trí hoặc thiếu chữ ký của các bên liên quan

Lỗi ký sai ô chức danh thường xảy ra khi các bên không đọc kỹ dòng ghi chú nhỏ bên dưới từng cột ký. Tình huống thường gặp là người lập bản vẽ ký nhầm sang ô của chỉ huy trưởng, hoặc giám sát chủ đầu tư ký vào ô của tổng thầu, khiến việc xác nhận không khớp với vị trí chức danh phụ trách.

Khi phát hiện chữ ký bị nhầm ô, bạn không nên dùng bút xóa hoặc cạo sửa trên bản vẽ vì dễ làm sai lệch hồ sơ lưu trữ. Trong thực tế quản lý dự án, giải pháp an toàn là in lại tờ bản vẽ đó và chuyển các bên ký lại theo đúng ô chức danh trên khung dấu để hồ sơ nghiệm thu được rõ ràng, minh bạch.

Để phòng ngừa việc ký nhầm khi xử lý hàng trăm trang bản vẽ, cán bộ kỹ thuật nên dùng giấy ghi chú màu dán tại từng vị trí cần ký. Bạn cũng có thể dùng bút chì đánh dấu chấm nhỏ tại vị trí mỗi người cần đặt bút, sau khi ký xong dùng gôm mềm tẩy sạch vết chì.

Lựa chọn loại dấu hoàn công liền mực hoặc dấu chấm mực

Việc chọn giữa con dấu cán gỗ chấm mực rời hay con dấu liền mực thẩm thấu phụ thuộc vào khối lượng công việc, tần suất dập dấu và điều kiện thi công thực tế. Mỗi loại con dấu đều sở hữu những ưu thế riêng biệt, đồng thời có những hạn chế mà bạn cần cân nhắc kỹ trước khi quyết định đặt làm.

Hiểu rõ bản chất kỹ thuật của từng loại giúp nhà thầu trang bị đúng công cụ cho đội ngũ kỹ sư hiện trường, nâng cao hiệu quả nghiệm thu hồ sơ.

Dấu hoàn công cán gỗ khay mực rời

Dấu cán gỗ có cấu tạo gồm mặt khắc cao su dán cố định vào khối dấu gỗ tự nhiên có tay cầm tiện tròn, đi kèm hộp khay mực rời kích thước tương ứng. Dòng dấu này đáp ứng tốt các khung bản vẽ kích thước lớn theo yêu cầu của nhà thầu.

Dấu hoàn công liền mực thẩm thấu

Dấu hoàn công liền mực tích hợp khoang chứa mực bên trong thân vỏ, cho phép thao tác nhanh gọn trực tiếp lên bản vẽ mà không cần mang theo khay mực nỉ rời.

Để giữ tiến độ nghiệm thu và tính chuẩn mực của hồ sơ công trình, bạn nên lựa chọn mẫu khung dấu phù hợp với mô hình quản lý dự án thực tế. Bạn có thể gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để được hỗ trợ chi tiết.